Microsoft 365 ist eine leistungsstarke Suite von Tools. Sie hilft, Produktivität und Zusammenarbeit zu verbessern. Dies gilt besonders für kleine und mittlere Unternehmen (SMBs). Um jedoch das Beste aus Microsoft 365 herauszuholen, ist es wichtig, die Einstellungen zu optimieren. Andernfalls nutzen Sie möglicherweise nur einen Bruchteil der verfügbaren Leistung.
Bereit, mehr aus Ihrem M365 Business-Abonnement herauszuholen? Dieser Blogbeitrag führt Sie durch wesentliche Einstellungen, um Ihre Nutzung von Microsoft 365 zu optimieren.
1. Optimieren Sie E-Mails mit Outlook-Features
Focused Inbox einrichten
Focused Inbox hilft Ihnen, Ihre E-Mails effizienter zu verwalten. Es trennt wichtige E-Mails vom Rest. Um es zu aktivieren, gehen Sie auf die Registerkarte Ansicht in Outlook und wählen Sie Focused Inbox anzeigen. In New Outlook besuchen Sie Ansicht > Ansichtseinstellungen. Diese Einstellung sorgt dafür, dass Sie die wichtigsten Nachrichten zuerst sehen.
E-Mail-Signaturen anpassen
Eine professionelle E-Mail-Signatur kann Ihre Marke stärken. Erstellen Sie Signaturen für neue E-Mails und Antworten. Fügen Sie Ihren Namen, Ihre Position, Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktdaten hinzu. Hier finden Sie, wie Sie Outlook-Signaturen einrichten können.
Mit Regeln organisieren
E-Mail-Regeln helfen, die Organisation zu automatisieren und das Chaos im Posteingang zu reduzieren. Erstellen Sie Regeln, um E-Mails in bestimmte Ordner zu verschieben oder als gelesen zu markieren. Dies reduziert Unordnung und hält Ihren Posteingang organisiert.
2. Zusammenarbeit mit Teams verbessern
Kanäle einrichten
Kanäle in Teams organisieren Diskussionen nach Thema oder Projekt. Erstellen Sie Kanäle für verschiedene Teams oder Projekte. Benennen Sie den Kanal und legen Sie die Privatsphäre fest. Dies hilft, Gespräche fokussiert und organisiert zu halten und erleichtert die Suche nach bestimmten Nachrichten.
Benachrichtigungen verwalten
Benachrichtigungen halten Sie auf dem Laufenden, können aber überwältigend sein. Passen Sie sie an, indem Sie zu Einstellungen > Benachrichtigungen gehen. Wählen Sie, über welche Aktivitäten Sie benachrichtigt werden möchten. So bleiben Sie auf dem neuesten Stand ohne unnötige Unterbrechungen.
Tabs für schnellen Zugriff auf Team-Ressourcen verwenden
Tabs in Teams bieten schnellen Zugriff auf wichtige Dateien und Apps. Kein ständiges E-Mailen von Dokumenten mehr an Teammitglieder, die sie nicht finden können. Fügen Sie Tabs für häufig verwendete Dokumente, Websites oder Apps hinzu. Klicken Sie auf das Plus-Symbol oben in einem Kanal und wählen Sie die Art des Tabs aus, den Sie hinzufügen möchten. Dies optimiert Arbeitsabläufe und verbessert die Produktivität.
3. Schützen Sie Ihre Daten
Multi-Factor Authentication (MFA) aktivieren
MFA fügt Ihrem Konto eine kritische Sicherheitsebene hinzu und schützt vor unbefugtem Zugriff, insbesondere bei kompromittierten Passwörtern. Lesen Sie diesen Hilfeartikel, um M365 MFA einzurichten.
Data Loss Prevention (DLP)-Richtlinien einrichten
DLP-Richtlinien helfen, Datenverluste zu verhindern. Erstellen Sie Richtlinien, um sensible Informationen zu identifizieren und zu schützen. Dies gewährleistet die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Besuchen Sie die Microsoft Purview-Hilfeseite, um mehr zu erfahren.
Sicherheit für mobile Geräte verwalten
Stellen Sie sicher, dass mobile Geräte, die auf Microsoft 365 zugreifen, sicher sind. Sie können dies tun, indem Sie auf Microsoft 365 Business Premium upgraden, das Intune, einen leistungsstarken Endpoint-Device-Manager, enthält. Er ermöglicht Ihnen, mehrere Sicherheitsprotokolle für Geräte festzulegen, die auf Ihre Daten zugreifen.
4. SharePoint anpassen
Mit Dokumentbibliotheken organisieren
Dokumentbibliotheken in SharePoint helfen, Dateien zu organisieren und zu verwalten. Erstellen Sie Bibliotheken für verschiedene Abteilungen oder Projekte. Dies verbessert das Dateimanagement und die Zugänglichkeit. Erfahren Sie, wie SharePoint mit Teams und OneDrive integriert ist.
Berechtigungen festlegen
Steuern Sie den Zugriff auf Ihre SharePoint-Website mit Berechtigungen. Weisen Sie Berechtigungen basierend auf Rollen und Verantwortlichkeiten zu. So stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Informationen zugreifen können.
Websitevorlagen verwenden
Websitevorlagen in SharePoint sind ideal zum Teilen von Informationen. Sie können themenspezifische Mini-Websites intern oder extern einrichten. Verwenden Sie Vorlagen für häufig benötigte Websites wie Team-Sites oder Projekt-Sites.
5. Produktivität mit OneDrive maximieren
Dateien zur Offline-Nutzung synchronisieren
OneDrive ermöglicht es Ihnen, Dateien zur Offline-Nutzung zu synchronisieren. Gehen Sie zu OneDrive und wählen Sie die Dateien oder Ordner, die synchronisiert werden sollen. So haben Sie auch ohne Internetverbindung Zugriff auf wichtige Dateien.
Versionsverlauf nutzen
Der Versionsverlauf in OneDrive ermöglicht es Ihnen, frühere Dateiversionen wiederherzustellen. Dies ist entscheidend für die Geschäftskontinuität und die Wiederherstellung nach Ransomware-Angriffen. Sie können ältere Versionen bei Bedarf anzeigen und wiederherstellen. Dies hilft, versehentliche Änderungen oder Löschungen rückgängig zu machen.
Dateien sicher teilen
Teilen Sie Dateien sicher mit OneDrive. Wählen Sie eine Datei, klicken Sie auf Teilen und legen Sie die Freigabeoptionen fest. Setzen Sie Berechtigungen und Ablaufdaten für freigegebene Links. So stellen Sie sicher, dass nur die vorgesehenen Empfänger auf die freigegebenen Dateien zugreifen können.
6. Erweiterte Funktionen nutzen
Power Automate für Workflow-Automatisierung verwenden
Power Automate hilft, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Gehen Sie zur Power Automate-Website und erstellen Sie Flows für gängige Workflows. Verwenden Sie Vorlagen oder erstellen Sie benutzerdefinierte Flows. Dies spart Zeit und reduziert manuelle Arbeit.
Datenanalyse mit Power BI
Power BI bietet leistungsstarke Tools zur Datenanalyse und Visualisierung. Verbinden Sie Power BI mit Ihren Microsoft 365-Datenquellen. Erstellen Sie interaktive Berichte und Dashboards. Dies hilft Ihnen, Einblicke zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Copilot für Microsoft 365 hinzufügen
Copilot ist Microsofts generative KI-Engine. Sie kann die Zeit für eine Vielzahl von Aufgaben drastisch reduzieren. Beispielsweise können Sie eine PowerPoint-Präsentation aus einem Prompt erstellen oder Aufgaben basierend auf einem Teams-Meeting generieren lassen. Erfahren Sie hier mehr über Copilot.
Kontaktieren Sie uns für Expertensupport und M365-Optimierung
Mit diesen wesentlichen Einstellungen können Sie das Beste aus Ihrem Microsoft 365 Erlebnis herausholen. Dies führt zu verbesserter Sicherheit, Effizienz und Zusammenarbeit.
Möchten Sie eine detaillierte Erkundung dieser Einstellungen und deren Nutzung? Erwägen Sie, sich an unser Microsoft 365-Team zu wenden. Wir helfen Ihnen gerne, Ihre Tools zu optimieren und alle Vorteile zu nutzen.
Kontaktieren Sie uns noch heute und lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Ihre Nutzung von M365 optimieren können.
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